En nuestras entregas anteriores vimos cuáles son los fundamentos para un Proceso de Negocio Efectivo, y luego las bases que debemos cubrir para caminar sobre seguro, por lo que ahora ya nos toca arremangarnos y poner manos a la obra.
Plan
Tal como cuando vamos a construir algo, partimos por un boceto o plano de lo que vamos a hacer, también para la implementación de un proceso de negocio es mejor no improvisar y comenzar por dibujar nuestro flujo. Esto puede ser en papel o con una herramienta de diagramación, como MS Visio, Draw.io (gratuita) o cualquiera similar a estas.
Como ya hemos discutido, el insumo para poder hacer este diagrama es la información que nos entrega tanto el equipo de trabajo como la jefatura de las áreas que vamos a apoyar.
Roles
Debemos comenzar por identificar los roles que participan en el proceso, teniendo en cuenta que buscamos identificar perfiles, no personas en particular. Es decir, varios roles pueden ser desempeñados por una sola persona o, al contrario, un rol puede ser desempeñado por varias personas. Esto último es lo normal en organizaciones más grandes.
Los roles son los que formarán las bandas o swimlanes de un diagrama de proceso.
Actividades
Luego deberemos incluir todas las actividades que se realizan dentro del proceso, ubicándolas dentro de cada rol o “banda”. Siempre tratando de que queden en el orden en que se hacen (de izquierda a derecha).
Cada una de estas actividades se transformarán, posteriormente, en formularios implementados dentro de BlizWork.
Buenas Prácticas
Para asegurarnos de que estamos haciendo un buen trabajo, debemos aplicar ciertas reglas que nos evitarán problemas y nos facilitarán la implementación. A continuación, las revisamos.
- Atomicidad: Cada actividad debe poder representarse en un formulario, por lo tanto, si no podemos identificar claramente los datos que se manejan dentro de una actividad, lo más probable es que se trate de una tarea compleja que requiere dividirse en actividades más simples. Lo mismo puede decirse de aquellas actividades que requieren de muchos datos: en este caso, por razones prácticas y comodidad del usuario, es mejor representar la actividad como varias tareas secuenciales.
- Valor Agregado: Cuando no está claro el propósito o justificación de una tarea, se debe evaluar si la actividad está aportando valor. Si es difícil encontrar la justificación, lo más probable es que se trate de una tarea que no aporta valor y, por lo mismo, deba eliminarse. Muchas veces ocurre que jefaturas y gerencias solicitan contar con una actividad de revisión, para mantenerse informados respecto del avance del proceso. A veces se habla de que se requiere una aprobación para poder continuar con el flujo. Aparte de no agregar valor, este tipo de tareas (de revisión o aprobación) agregan ineficiencia y retrasos al proceso. En la práctica, no solo no aportan valor, sino que lo destruyen. Para estos casos, es mejor utilizar tableros de gestión para monitorear el rendimiento del equipo y la eficiencia del proceso. Otra alternativa más práctica y que no dilata el proceso es incluir notificaciones enviadas automáticamente a las partes interesadas, como jefaturas y gerencias. Tanto los tableros de gestión como las notificaciones son herramientas incluidas en BlizWork.
- Ciclos: Un ciclo o bucle en un flujo de proceso es cuando desde una tarea dada se vuelve a una anterior. Por ejemplo, cuando el proceso contempla solicitar revisiones o correcciones de los datos generados “aguas arriba” (en actividades anteriores del proceso). Estos ciclos deben evitarse porque muchas veces, por no decir siempre, son fuente de retrasos e ineficiencias. Una manera de evitar ciclos es creando tareas explícitas para revisión y comentarios, las cuales se puede saltar (evitar) en caso de que no se requieran revisiones o correcciones. Otra manera es utilizando un contador que limite el ciclo a un número de veces (esto requiere programación). También hay que tener en cuenta que a veces no es posible eliminar el ciclo, caso en el que se debe monitorear el rendimiento del proceso de cerca.
- Simplicidad: Cuando un flujo de trabajo se vuelve complejo, incluyendo muchos roles y actividades, se debe analizar la posibilidad de dividirlo en subprocesos. Esto hace más fácil entender el flujo y supervisarlo a través de reportes y tableros de gestión. BlizWork ofrece esta capacidad a través de sus Hooks y API.
Comunicación y Mejora
Antes de efectivamente poner manos a la obra, debemos estar seguros de que estamos implementando lo que realmente se necesita.
Para esto, una vez que tenemos un diagrama de flujo de proceso que nos satisfaga el siguiente paso es compartirlo entre los interesados y revisarlo detenidamente con ellos, ya sea de forma individual o grupal. Esto dependerá del número de personas involucrado que podría hacer poco práctico el revisarlo uno a uno.
Es importante explicar el flujo y recibir los comentarios y dudas. Como siempre, una minuta dejando nota de las observaciones ayudará a mantener a todos los interesados al tanto.
En esta etapa ya vamos generando una idea más precisa de los datos que se manejarán en el proceso, tomando como fuente los documentos en papel que actualmente se manejen, otras aplicaciones relacionadas con el proceso, requerimientos de control financiero y regulatorio, más las expectativas y requerimientos de los usuarios.
Aprobado, a Trabajar
Cuando el diagrama está aprobado, ya podemos crear nuestro proceso en BlizWork. De lleno, ponemos manos a la obra.
Cuando tenemos claro el flujo a implementar, podemos tardar tan poco como 20 minutos en tener en marcha un proceso simple. Por el contrario, nuestro trabajo será lento y friccionado si no hemos hecho el análisis y levantamiento previo.
Si bien la interfaz de la plataforma es muy intuitiva, el siguiente video muestra cómo se implementa el flujo de trabajo paso a paso.
Recuerda que en BlizWork cuentas con la Mesa de Ayuda para solicitar apoyo técnico, así como para reportar fallas. Nuestros Partners son fundamentales para nosotros, por lo que atendemos sus requerimientos a la brevedad.
¿Cómo ha sido tu experiencia con BlizWork? ¿Qué características te gustaría ver? Déjanos tu comentario abajo. Y visítanos pronto para seguir con la siguiente etapa: la confección de los formularios ¡Te esperamos!
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