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Imagina el siguiente escenario: Te pones la meta de mejorar tu salud (algo que no viene para nada mal en tiempos del Covid-19). Para eso piensas que es fundamental bajar de peso, así que todos los días, a primera hora, te subes a la pesa y, oh decepción, no solo no bajas, sino que ¡Subes de peso! Es que estar en cuarentena nos lleva al refrigerador a cada rato. 

Acción y Cambio 

Bueno, ese escenario es el que viven muchos negocios, y posiblemente el tuyo también. 

Efectivamente, muchos nos fijamos día a día cómo van (bajan) las ventas. Pero ¿Qué hemos hecho para que aumenten? ¿Qué hemos hecho para bajar nuestros tiempos de respuesta? ¿Qué acciones hemos tomado para cumplir con los plazos de entrega? ¿Cómo estoy sorprendiendo a mis Clientes? 

Volviendo al escenario del principio: lo que corresponde es comer sano y establecer estrictas rutinas de ejercicios. Entonces, más que medir tu peso día a día, mide cuánto ejercicio haces. 

Sistemas y Procesos 

Si te tomas el ejercicio en serio, establecerás rutinas y sistemas para no perderte ninguna sesión. Y si quieres asegurar la efectividad de tu rutina, vas a contratar un preparador físico, o coach, que te va a ayudar a alcanzar tus objetivos. 

En tu negocio es lo mismo: debes establecer sistemas que involucren a todo tu equipo para cumplir la promesa que haces a tu Cliente. Es decir, debes establecer procesos apoyados en las herramientas adecuadas. Y con Pandemia ¡más que nunca! 

¡Muévete! 

¿No sabes cómo definir tus sistemas y procesos? ¿No sabes dónde empezar? Contáctanos y te ayudamos, sin compromiso. Si lo prefieres, nos puedes dejar un comentario con tus preguntas e inquietudes. 

La cultura organizacional es predominante en la satisfacción del cliente y los resultados financieros de la empresa. Crear un ecosistema entorno a los procesos es clave para la cultura y la satisfacción del cliente.

Cuando los procesos de negocios de la empresa tienen un nivel de madurez bajo (procesos no documentados, identificados o formalizados). La incorporación de mejoras demanda mucha energía, tiempo o con frecuencia fracasan estas iniciativas. En esta situación la recomendación es generar un ecosistema que ayuda a la adopción de procesos de negocio.

Los pasos típicos para construir este ecosistema son:

• Desarrolla la visión en tu equipo

• Crea una visión que facilite ver como se espera que sea la organización a futuro. Esta expectativa ideal de lo que se espera que ocurra transmitirá sentido para todo el equipo humano.

• Diseña el plan de cambio cultural

• Establece un plan concreto, simple y claro de como abordar el cambio cultural para convertirse en una organización que operativa en base a procesos.

• Conforma un equipo

• Crea un equipo de trabajo conformado por lideres, facilitadores y sponsors, con suficiente influencia y autoridad para guiar el esfuerzo del equipo.

• Determina el alcance

• Identifica los requerimientos y el nivel de detalle necesario para el ecosistema de proceso. Determina las áreas de negocio consideradas y los procesos involucrados.

• Identifica las restricciones

• Determina cualquier obstáculo, limitaciones o restricciones que existen o podrían surgir.

• Selecciona las herramientas adecuadas

• Identifica y analiza varias herramientas de la industria que pueden ser utilizadas para mapear y modelar procesos.
• Las principales cualidades a buscar en una herramienta digital es: simple en el uso, flexible y fácil de mantener, ya que los procesos cambian continuamente y será necesario actualizar los flujos.

Conclusiones

Finalmente, adoptar el enfoque de procesos en la empresa, enfrenta a la organización a generar profundos cambios en la forma de actuar, trabajar, las creencias del grupo y el estilo de trabajo. Todo lo anterior, -que representa parte de la cultura organizacional- es el factor más preponderante al momento de incorporar la gestión basada en procesos. Por esta razón, es que la creación de un ecosistema de procesos es un gran elemento que asegura el éxito.

Para profundizar en este tema, te invitamos a ingresar tus comentarios, preguntas o reflexiones en la sección inferior.

Este artículo es acerca de: Gestión de procesos.

Temas relacionados: Cultura Organizacional, Gestión del Cambio.

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Autor

Una organización exitosa es la que cuenta con diseño de procesos efectivos. Esto es, procesos formales, compartidos, medibles y flexibles.

Pero ¿Cómo diseñamos procesos efectivos? No hay fórmula mágica, pero sí podemos aplicar métodos que nos van a facilitar el trabajo.

Una de estas herramientas es el SIPOC, que corresponde a la identificación de cada uno de los siguientes elementos:

• Proveedor (Supplier): Quién o qué debe proveer las entradas que necesito para realizar este trabajo.
• Entradas (Input): Los insumos necesito para realizar este trabajo. Estos pueden ser materiales (componentes electrónicos, por ejemplo) o intangibles (información). Las entradas las suministra el Proveedor, pero también puede haber entradas adicionales, tales como parámetros o restricciones.
• Transformación (Process): La transformación que debo realizar. En caso de materiales puede ser algo como el ensamblado. En el caso de intangibles puede ser un cálculo, una calificación, una aprobación, etc.
• Salidas (Output): El producto, material o intangible, que debo entregar. Puede haber una o varias salidas, dependiendo de la complejidad del caso.
• Cliente (Customer): Quién está esperando las salidas que este proceso genera. Puede ser un rol (gerente de marketing), una persona (Juan Pérez) o un grupo de personas (el área de despachos).

Puedes profundizar sobre SIPOC aquí.

SIPOC Mejorado

Hasta ahí el SIPOC clásico, pero hay dos elementos fundamentales que deben agregarse para que este análisis tenga aplicación práctica:

• Plazo: De cuánto tiempo se dispone para realizar la transformación o en qué plazo se espera que se haga.
• Responsable: Quién o quiénes son los responsables. De nuevo, esto se puede expresar como una persona en particular. Sin embargo, es una mejor práctica asociarlo a un rol como “Operaciones”.

El siguiente diagrama muestra esta técnica mejorada, gráficamente.

Diseño de un Proceso Efectivo

Ahora, supongamos que necesitamos agilizar el proceso de reclutamiento interno de una organización ficticia. Este proceso tendrá varias actividades. Dentro de estas tareas, estará la definición de la terna de candidatos aptos para llenar la vacante.

Aplicando esta técnica, esta actividad se vería así:

Esta metodología es especialmente útil al iniciar el proceso de descubrimiento de un proceso. Adicionalmente, sirve como buena herramienta para generar consenso, ya que permite comunicar claramente la definición de una actividad.

Y así es como logras un diseño de proceso efectivo:

• La actividad está clara.
• Los responsables están identificados.
• El plazo de cumplimiento establecido.

¿Qué te parece? ¿Es de aplicación práctica esta técnica? ¿Sirve para tu proyecto? Comparte tu opinión o tu experiencia en los comentarios.

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