Crear un Proceso de Negocio Efectivo

Cada día son más las empresas que descubren los beneficios de organizarse en torno a procesos de negocio. La pregunta es: ¿Cómo crear un proceso de negocio efectivo?

Esto se refleja, por ejemplo, en el mercado mundial de software de gestión de procesos de negocio (BPMS), que crecerá de los 8 billones de dólares al año actuales a 14 billones de dólares el año 2025. Esto implica una tasa de crecimiento anual agregado (CAGR) del 10,5%.

El enfocarse en los Clientes, coordinar las actividades y los roles formalmente, y el análisis del rendimiento, lleva a organizaciones con:

• Mejores resultados.
• Mejor experiencia de Clientes externos e internos.
• Eliminación de redundancias.
• Automatización de tareas repetitivas.

Sobre todo, se logra un equipo de trabajo armónico, comprometido con los objetivos de la organización.

Sin embargo, aún persisten dudas en cómo lograr el cambio de prácticas que logre realizar estos beneficios.

En las empresas medianas y pequeñas, que no cuentan con grandes equipos de gestión ni con los presupuestos de las grandes corporaciones, las dudas son mayores. Esto, a pesar de que los avances metodológicos y tecnológicos permiten a estas empresas aprovechar los beneficios de la orientación a procesos, a bajo costo.

Estamos orgullosos de que BlizWork sea un pionero en esta tendencia.

El meta-proceso para el proceso de negocio efectivo

En esta serie, especialmente pensada para nuestros Partners, revisaremos paso a paso (Proceso) cómo lograr el éxito para nuestros usuarios o Clientes implementando procesos efectivos, que logran valor inmediato y significativo.

Primero, vamos a estudiar cómo elegir un proceso candidato, de valor para el Cliente. Luego vamos a describir cada una de las etapas de análisis, implementación e integración, para finalmente examinar cómo extraer lecciones, tanto para mejorar el proceso implementado como para aprovechar los éxitos conseguidos en la promoción de nuestra práctica o negocio.

Principalmente, revisaremos aspectos conceptuales y metodológicos, pero también veremos cómo llevarlos a la práctica en BlizWork.

Transformación Digital del proceso de negocio

Nuestro acercamiento a la implementación de BlizWork va más allá de la mera automatización de funciones. Nos enfocamos en la transformación digital, es decir, se trata de preparar a la organización para enfrentar exitosamente un mundo en permanente cambio de todo orden, en el que las tecnologías son a la vez la causa del cambio y la herramienta para enfrentarlo. Mencionamos esto porque tiene un impacto significativo en la metodología que presentaremos.

Crear el proceso de negocio desde 0

Aquellos que recién comienzan con Procesos tendrán una guía para afrontar sus nuevos desafíos. Los que ya cuentan con experiencia, de seguro encontrarán algunos elementos para mejorar su asesoría, tanto consultoría como de implementación e integración.

Selección del Proceso de Negocio

La Gestión de Procesos puede ser la piedra angular de la transformación digital al orquestar la actividad de la organización. Sin embargo, esto dependerá dos factores que se deben tener en cuenta desde el principio:

• Se debe tener una buena experiencia de su aplicación. Si los resultados son negativos, se perderá la confianza en la metodología y se dificultará la transformación. Es vital que este primer proceso a implementar en la organización resulte exitoso, aunque no necesariamente perfecto.
• La transformación digital debe entenderse como un proceso, no como un evento, y por lo tanto hay que aceptar que la organización inicia un camino. No se trata de poner un simple check en una caja. Se debe manejar las expectativas de la organización. Debe quedar claro que no por implementar un proceso, se ha concluido la transformación digital.

Teniendo claro esos principios, debemos avocarnos a, en conjunto con la empresa, buscar el proceso ideal a implementar.

El proceso elegido, debe cumplir con los criterios que enumeramos a continuación.

Relevante

Para no cometer errores y no fallar, podemos vernos tentados a implementar un proceso que sea simple, acotado y claro, pero que en realidad no tenga ninguna importancia para el equipo de trabajo. En este caso, si bien tenemos el éxito asegurado, lo que ocurrirá es que quedará la percepción que esta tecnología es un juguete y solo sirve para cosas menores.

Por lo tanto, es fundamental que el proceso a implementar tenga un impacto en la organización. Es decir, que su automatización traiga beneficios concretos.

Que el proceso o función sea relevante, no significa necesariamente que sea crítico. Que sea relevante significa que está relacionado con el núcleo del negocio, la actividad principal, de la compañía.

Si se trata de un proceso crítico, tendrá que tomarse las medidas de gestión de riesgo necesarias para afrontar las contingencias que surjan.

Vigente

Es frecuente que, ante la posibilidad de automatizar, muchas empresas comiencen a soñar no con mejorar el negocio actual, sino que uno imaginario, uno ideal, que no existe aún, pero que es la visión de los líderes de la organización.

De seguir ese camino, se entra en una espiral de ideas y creatividad muy difícil de controlar.

Para evitarlo, hay que enfocarse en un proceso que hoy esté realizándose en la organización. Recordemos el principio: La transformación digital es un proceso, no un evento. El objetivo es iniciar o continuar ese proceso.

Acotado

Por la misma razón que se debe comenzar por un proceso vigente, es necesario que este sea acotado, es decir, que tenga límites.

Si no está claro dónde comienza y termina el flujo de trabajo, se debe invertir tiempo en identificar, consensuar y documentar esos límites.

Esto, junto con manejar las expectativas, permite hacer una planificación adecuada y definir las fronteras de lo que se va a implementar.

Desde este punto de vista, menos es más: mientras más acotado sea el proceso, sin caer en la irrelevancia, será más fácil de modelar, implementar, integrar y gestionar.

Medible

Es básico que se tenga una medida del problema. Idealmente, esta medida debe ser cuantitativa. Por ejemplo, por la ineficiencia de nuestro proceso de reclutamiento, tenemos una rotación del 35% anual, cuando el promedio de la industria es del 10%.

Si esto no es posible, que es lo más frecuente, debe haber una apreciación cualitativa de la situación actual. Por ejemplo: Tenemos muchos problemas para retener el personal.

Cuando no hay un diagnóstico o medición formal, puede ser muy beneficioso dedicar algo de tiempo a generar esta línea de base, ya que servirá después para determinar si hemos tenido éxito o no en nuestra primera implementación.

Continuará…

En nuestra próxima entrega, te enseñaremos cómo preparar el ambiente para tu implementación. Qué factores organizacionales debes tener en cuenta y cómo partir con el diseño propiamente tal del proceso.

Y tú ¿Qué opinas?

Nos interesa conocer tu método ¿Es muy distinto de éste? ¿Te sirve nuestro enfoque? Si tienes una corrección, sugerencia o consulta, no dudes en dejarla en los comentarios. La responderemos a la brevedad.

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