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Llegó el día D para Alejandro -director de Administración y Finanzas- sabe que a partir de hoy se verá reflejado el trabajo de 4 meses desarrollando un proyecto de re-ingeniería. Este proyecto representa los primeros pasos de transformación digital de los procesos de servicio al cliente y administración en su unidad. Es un paso importante para su área y su reputación.

Muchas empresas están ejecutando proyectos de transformación digital, todos están en una carrera -a veces contra el tiempo- para subir su operación al mundo digital. Son varias las razones de esta carrera: la preferencia de los consumidores por un servicio ágil, las amenazas de ingreso a empresas globales que operan con tecnología de punta (Amazon, Alibaba, Walmart, Uber y otros), y ahora último -a partir del año 2020- las restricciones de confinamiento producto de COVID-19.

La gran mayoría de los directores de empresas clasifican como estratégicos los proyectos para aumentar la eficiencia a través de la agilidad, la automatización, las analíticas de datos, así como el aumento de la participación del cliente.

Transformación digital contra el tiempo

A nivel mundial, los mercados y empresas se están moviendo rápido. La tecnología está permitiendo que las empresas se adapten con mayor rapidez a los cambios. Adicionalmente, está permitiendo brindar un mejor servicio a los clientes.  

Según las estimaciones de International Data Corporation (IDC) la proyección global en gasto en tecnología y servicios de transformación digital alcanzará los USD $1,97 trillones para el año 2022.

Riesgos en la transformación digital

Como todo camino minado, los riesgos están ocultos para quien lo transita. Algo similar experimenta la empresa cuando inicia proyectos de transformación digital.  

Hemos analizado la literatura y revisado nuestra experiencia implementando proyectos de transformación digital para nuestros clientes, y hemos identificado los riesgos de mayor impacto, para los cuales la empresa se debe preparar.

Falta de apoyo de la alta dirección

Sin el presupuesto adecuado, la iniciativa fracasará. Lo mismo ocurrirá si al interior de la organización se hace evidente que el programa no es prioritario para la alta gerencia.

Ciberseguridad

Transformación digital es casi sinónimo de tecnologías Internet y nube. Se deben tomar las medidas y preparar los equipos para proteger la integridad y privacidad de los datos expuestos al mundo.

Cambios de prioridad

Si a mitad de camino se cambia el alcance o la prioridad de la iniciativa, cundirá el desánimo en el equipo, afectando negativamente el proyecto actual y cualquier proyecto futuro.

Débil gestión del cambio

Se debe hacer el esfuerzo de comunicar los beneficios del proyecto de manera abundante y convincente, para así no solo vencer la resistencia natural al cambio, sino que convertir los escépticos en aliados.

Factores comunes para el éxito

Así como existen factores de riesgo, por otro lado, existe un grupo de atributos que predicen el éxito de un proyecto de este tipo.

Un grupo de consultores de McKinsey logró determinar 6 factores que predicen la probabilidad de éxito en un proyecto de transformación digital. Aquí te los resumimos:

• Empresas que se desempeñan en industrias digitales y tecnológicas tienden a ser pioneras en avanzar en su transformación.
• Comprender los riesgos que enfrenta la compañía en su mercado.
• Invertir igual cantidad de recursos en transformación digital en el núcleo del negocio y fuera del núcleo.
• Organizaciones en que tanto el CEO como el Directorio apoyan los impulsores y líderes a cargo de la transformación.
• Empresas que priorizan la transformación digital centrado en el manejo de la demanda de mercado.
• Experimentar con nuevas tecnologías y dominar la arquitectura digital.

Guía gratuita: Identificar los riesgos en los proyectos de transformación digital.

En síntesis

La transformación digital va mas allá de la incorporación de nuevo hardware o software en la empresa. Se trata de la gestión organizacional y la adaptabilidad de la empresa a un entorno digital, para lograr un mayor nivel de eficiencia y satisfacción del cliente.

El camino de la transformación no está ajeno a riesgos, los cuales muchas veces son subestimados o no identificados.

Blizwork.com, apoyo a la transformación digital.

BlizWork es la nueva ayuda a las organizaciones que buscan adaptarse al mundo digital y adecuar su operación para lograr la transformación digital de su negocio y prosperar en el nuevo mundo.

Cuando usas Blizwork en tu empresa, logras manejar cada proceso en forma digital permitiendo un trabajo orquestado entre tu staff y proveedores o clientes. Veras que simple es funcionar con una cadena de valor digitaliza y trabajar con tus socios de negocio en forma orquestada, todo en una sola plataforma e integrada con tus sistemas ERP, WMS, CRM y otros.

En BlizWork estamos preparados para conocer, escuchar y acompañar el proceso de transformación digital. Escríbenos y un asesor especializado te contactará para conocer tus objetivos y desafíos.

Enlaces internos:

• Negocio sostenible: software, proceso y escalabilidad
• Transformación digital: ¿por qué ocuparnos de ella?

Enlaces externos:

• Digital Transformation: A Literature Review and Guidelines for Future Research
• La PYME digital.

“Hemos visto dos años de transformación digital en dos meses” esa fue la frase que señaló Staya Nadell, CEO de Microsoft, al inicio de la pandemia COVID-19 en 2020.

La pandemia de covid-19 aceleró drásticamente los planes de transformación digital de muchas empresas, paso de ser un tema de moda, lejano y para multinacionales, a ser parte del acta de directorio en empresas pequeñas medianas y grandes.

En una reciente encuesta, el 77% de las empresas ha acelerado los planes de transformar su forma de hacer negocios. Por otro lado, no todas las empresas han iniciado sus proyectos de transformación digital (TD).

En este contexto, nos preguntamos ¿Cómo va a impactar la TD en nuestra empresa? ¿Cómo nos ayudará a lograr un crecimiento y escalabilidad del negocio? en definitiva ¿Por qué debemos ocuparnos de ella?

Transformación digital para una nueva propuesta.

Para adaptarse a esta nueva era, las empresas han optado por cambiar, mejorar o complementar sus propuestas de valor. En ese contexto, las herramientas y recursos digitales están entregando una posibilidad para entregar una propuesta de valor distinta a sus clientes.

Es sabido por todos que estamos viviendo una era de cambio, incertidumbre y grandes oportunidades. La internet y los sistemas digitales nos entregan la posibilidad de crear nuevas soluciones globales que podrán mejorar la vida de personas. Todo esto está empujando a las empresas a repensar su prepuesta de valor y transformar digitalmente su negocio.

Nuevo modelo de negocio y transformación digital.

Las empresas están adaptando o cambiando su modelo de negocio para lograr diferenciarse de sus competidores y entregar soluciones únicas a sus clientes.

Las empresas están dejando atrás su tradicional propuesta de valor y reemplazando por una nueva propuesta a sus clientes, en la cual el manejo y uso de los datos pasa a ser actor numero uno en esta nueva formula de entrega de valor.

Transformación digital para escalar y prosperar.

La evolución y transformación de lo análogo a lo digital permite que las empresas entren al camino de la escalabilidad del negocio, logrando un incremento de los ingresos sin incurrir en un aumento proporcional de los costos

Inicia el viaje junto a BlizWork.com

Blizwork.com puede ser tu solución al momento iniciar el camino de automatización y digitalización de procesos en tu organización. Esta plataforma digital -low code- te permite llevar tus procesos a una plataforma web, donde puedes crear el flujo de procesos, formularios y acciones operativas, e incluso puedes integrarlo con tus sistemas ERP, WMS, CRM y otros.

Te puede interesar:

Enlaces internos:

• ¿Digitalización o transformación digital?
• Digitalización de procesos: ¿Cómo cambia la empresa?

Enlaces externos:

• Seguridad en la nube: No sea usted la próxima víctima.

De seguro que durante el 2020 escuchaste esta pregunta: ¿Quién aceleró la transformación digital de la empresa: CEO, CTO o COVID 19? o ¿Ha sido difícil la digitalización de tu empresa?

Es una pregunta interesante, no obstante, llega a ser igual de interesante responder ¿Qué es la transformación digital? ¿Qué es la digitalización de la empresa? ¿Qué diferencias hay entre transformación digital y digitalización? Bueno, aquí te ayudamos conocer las respuestas.

Digitalización

Si su empresa está trabajando a “toda máquina” por incorporar nuevos recursos digitales como sistema de videoconferencia, e-commerce, canal de asistencia web u otro, le contamos que su empresa está viviendo la digitalización.

Hoy en día son muchas las empresas que están trabajando en disminuir la brecha digital y sustituyendo la forma de trabajo análoga por digital.

La digitalización es la transformación de procesos, servicios o productos que son transformado desde análogo a digital. En resumidas palabras, la digitalización permite que el negocio opere en forma digital, con el mismo modelo de negocio y mejores niveles de servicio.

Transformación digital

La transformación digital del negocio corresponde al cambio en el modelo de negocio mediante una nueva propuesta de valor, ocupando soluciones digitales que les permite crear una nueva forma en que la empresa genera utilidades. De esta forma, las empresas que inician un proceso de transformación digital del negocio estarán re-planteando qué valor desean crear y entregar a sus clientes en la era digital y utilizando los recursos digitales.

Diferencias entre Digitalización y Transformación Digital.

Si bien es cierto que tanto digitalización de la empresa como transformación digital parecen lo mismo, la realidad es que no lo son.

Podemos explicar que la digitalización de la empresa es la forma en que trabaja digitalmente la organización efectuando el reemplazo de lo análogo por lo digital.

Cuando hablamos de transformación digital nos referimos a qué hace la empresa para crear valor a sus clientes en esta era digital.

Tanto en digitalización como en transformación digital, la tecnología y uso de recursos digitales es un elemento común, lo que las diferencia es el cambio respecto al modelo de negocio y forma de crear valor a los clientes respecto a su forma análoga original.

Si la empresa no cambia el modelo de negocio o propuesta de valor, te contamos que esa empresa está viviendo la digitalización del negocio, sus procesos, operación o servicio. Si observas que la propuesta de valor es distinta, es por que eso es transformación digital.

Prosperar y adaptarse en la era digital: Blizwork es tu ayuda.

Blizwork.com representa la solución simple, ágil y factible para las empresas que buscan iniciar su camino de cambio y adaptación a un entorno digital. Blizwork te entrega una completa plataforma para evolucionar de la operación análoga hacia lo digital, esto se logra mediante la migración de los procesos, actividades, tareas hacia una interacción web en la nube.

¡Te puede interesar!

Enlaces internos:

• Mejora y gestión de procesos: logrando la adaptabilidad.
• Digitalización de procesos: ¿Cómo cambia a las empresas?

Enlaces externos:

• Seguridad en la nube: No sea usted la próxima víctima.

En nuestras entregas anteriores vimos cuáles son los fundamentos para un Proceso de Negocio Efectivo, y luego las bases que debemos cubrir para caminar sobre seguro, por lo que ahora ya nos toca arremangarnos y poner manos a la obra.

Plan

Tal como cuando vamos a construir algo, partimos por un boceto o plano de lo que vamos a hacer, también para la implementación de un proceso de negocio es mejor no improvisar y comenzar por dibujar nuestro flujo. Esto puede ser en papel o con una herramienta de diagramación, como MS Visio, Draw.io (gratuita) o cualquiera similar a estas.

Como ya hemos discutido, el insumo para poder hacer este diagrama es la información que nos entrega tanto el equipo de trabajo como la jefatura de las áreas que vamos a apoyar.

Roles

Debemos comenzar por identificar los roles que participan en el proceso, teniendo en cuenta que buscamos identificar perfiles, no personas en particular. Es decir, varios roles pueden ser desempeñados por una sola persona o, al contrario, un rol puede ser desempeñado por varias personas. Esto último es lo normal en organizaciones más grandes.

Los roles son los que formarán las bandas o swimlanes de un diagrama de proceso.

Actividades

Luego deberemos incluir todas las actividades que se realizan dentro del proceso, ubicándolas dentro de cada rol o “banda”. Siempre tratando de que queden en el orden en que se hacen (de izquierda a derecha).

Cada una de estas actividades se transformarán, posteriormente, en formularios implementados dentro de BlizWork.

Buenas Prácticas

Para asegurarnos de que estamos haciendo un buen trabajo, debemos aplicar ciertas reglas que nos evitarán problemas y nos facilitarán la implementación. A continuación, las revisamos.

1. Atomicidad: Cada actividad debe poder representarse en un formulario, por lo tanto, si no podemos identificar claramente los datos que se manejan dentro de una actividad, lo más probable es que se trate de una tarea compleja que requiere dividirse en actividades más simples. Lo mismo puede decirse de aquellas actividades que requieren de muchos datos: en este caso, por razones prácticas y comodidad del usuario, es mejor representar la actividad como varias tareas secuenciales.
2. Valor Agregado: Cuando no está claro el propósito o justificación de una tarea, se debe evaluar si la actividad está aportando valor. Si es difícil encontrar la justificación, lo más probable es que se trate de una tarea que no aporta valor y, por lo mismo, deba eliminarse. Muchas veces ocurre que jefaturas y gerencias solicitan contar con una actividad de revisión, para mantenerse informados respecto del avance del proceso. A veces se habla de que se requiere una aprobación para poder continuar con el flujo. Aparte de no agregar valor, este tipo de tareas (de revisión o aprobación) agregan ineficiencia y retrasos al proceso. En la práctica, no solo no aportan valor, sino que lo destruyen. Para estos casos, es mejor utilizar tableros de gestión para monitorear el rendimiento del equipo y la eficiencia del proceso. Otra alternativa más práctica y que no dilata el proceso es incluir notificaciones enviadas automáticamente a las partes interesadas, como jefaturas y gerencias. Tanto los tableros de gestión como las notificaciones son herramientas incluidas en BlizWork.
3. Ciclos: Un ciclo o bucle en un flujo de proceso es cuando desde una tarea dada se vuelve a una anterior. Por ejemplo, cuando el proceso contempla solicitar revisiones o correcciones de los datos generados “aguas arriba” (en actividades anteriores del proceso). Estos ciclos deben evitarse porque muchas veces, por no decir siempre, son fuente de retrasos e ineficiencias. Una manera de evitar ciclos es creando tareas explícitas para revisión y comentarios, las cuales se puede saltar (evitar) en caso de que no se requieran revisiones o correcciones. Otra manera es utilizando un contador que limite el ciclo a un número de veces (esto requiere programación). También hay que tener en cuenta que a veces no es posible eliminar el ciclo, caso en el que se debe monitorear el rendimiento del proceso de cerca.
4. Simplicidad: Cuando un flujo de trabajo se vuelve complejo, incluyendo muchos roles y actividades, se debe analizar la posibilidad de dividirlo en subprocesos. Esto hace más fácil entender el flujo y supervisarlo a través de reportes y tableros de gestión. BlizWork ofrece esta capacidad a través de sus Hooks y API.

Comunicación y Mejora

Antes de efectivamente poner manos a la obra, debemos estar seguros de que estamos implementando lo que realmente se necesita.

Para esto, una vez que tenemos un diagrama de flujo de proceso que nos satisfaga el siguiente paso es compartirlo entre los interesados y revisarlo detenidamente con ellos, ya sea de forma individual o grupal. Esto dependerá del número de personas involucrado que podría hacer poco práctico el revisarlo uno a uno.

Es importante explicar el flujo y recibir los comentarios y dudas. Como siempre, una minuta dejando nota de las observaciones ayudará a mantener a todos los interesados al tanto.

En esta etapa ya vamos generando una idea más precisa de los datos que se manejarán en el proceso, tomando como fuente los documentos en papel que actualmente se manejen, otras aplicaciones relacionadas con el proceso, requerimientos de control financiero y regulatorio, más las expectativas y requerimientos de los usuarios.

Aprobado, a Trabajar

Cuando el diagrama está aprobado, ya podemos crear nuestro proceso en BlizWork. De lleno, ponemos manos a la obra.

Cuando tenemos claro el flujo a implementar, podemos tardar tan poco como 20 minutos en tener en marcha un proceso simple. Por el contrario, nuestro trabajo será lento y friccionado si no hemos hecho el análisis y levantamiento previo.

Si bien la interfaz de la plataforma es muy intuitiva, el siguiente video muestra cómo se implementa el flujo de trabajo paso a paso.

Recuerda que en BlizWork cuentas con la Mesa de Ayuda para solicitar apoyo técnico, así como para reportar fallas. Nuestros Partners son fundamentales para nosotros, por lo que atendemos sus requerimientos a la brevedad.

¿Cómo ha sido tu experiencia con BlizWork? ¿Qué características te gustaría ver? Déjanos tu comentario abajo. Y visítanos pronto para seguir con la siguiente etapa: la confección de los formularios ¡Te esperamos!

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