Cuando buscamos demostrarle a nuestro Cliente que puede confiar en nosotros para su sus desafíos tecnológicos, lo mejor es conseguir un “Quick Win”. Esto es, un proyecto de alto impacto, pero que podemos implementar rápidamente.
Un Desafío
BlizWork ha demostrado ser una plataforma que entrega todas las herramientas para conseguir tu Quick Win. Lo demuestra el caso de este este Partner y su cliente, una empresa comercial del rubro farmacéutico. Las empresas de este rubro deben demostrar tener un registro de todos los reclamos y devoluciones, tanto por motivos comerciales y logísticos como por defectos de calidad. Además del registro, deben contar con un seguimiento detallado de cada caso que demuestre que se toman todas las medidas necesarias para solucionar cada caso.
Este cliente, luego de ser fiscalizado por el organismo competente, estaba comprometido a entregar una solución rápida y que demostrara tener el cumplimiento de grado “GAMP“, es decir, cumpliendo las mejores prácticas a nivel internacional.
Nuestro Partner formó un pequeño equipo profesional compuesto por un analista de procesos y un ingeniero de implementación. Diseñaron, construyeron, probaron y desplegaron un flujo de trabajo GAMP-compliant en solo una semana.
El proceso permite a los usuarios del clientes registrar su reclamo, el cual se deriva al área correspondiente. Queda registro de las gestiones internas así como las gestiones con el fabricante. En cualquier momento es posible conocer el historial de cada caso. Las analíticas de gestión implementadas por el Partner aseguran que se cumpla tanto con las metas comerciales como las sanitarias.
La Clave para un Quick Win
Este Quick Win fue posible gracias al conocimiento del Cliente por parte de nuestro Partner, así como el apoyo que BlizWork entregó de principio a fin. El soporte incluyó aspectos de entrenamiento, implementación, desarrollo, y el aporte de experiencias en implementaciones anteriores.
Cuando los fiscalizadores revisaron la solución, no solo aprobaron lo demostrado, sino que felicitaron a la organización por la implementación de un sistema de ese nivel y en tan corto plazo.
Quick Win para tu Cliente, Quick Win para ti
Hoy, esta compañía es un fiel Cliente del nuestro Partner de Consultoría e Implementación, y usuario de BlizWork, la plataforma más ágil, simple y eficaz para solucionar problemas de negocio en la era digital.
El programa de Partners te apoya en el desarrollo y crecimiento de tu negocio o de tu carrera como consultor, desarrollador o implementador de BlizWork. Entregando soluciones de manera más rápida, simple y efectiva, potencias tu emprendimiento y te diferencias en el mercado.
¿Quieres conocer el Programa de Partners? Visítanos aquí.
El arte de no fallar: equilibrio entre metodología y tecnología. Esta es nuestra segunda entrega de una serie para apoyar a nuestros Partners en la implementación exitosa de procesos de negocio. Antes de seguir adelante, te sugiero leer la entrada anterior aquí.
En esta oportunidad vamos a enfocarnos en algunos factores que, si bien no tienen que ver directamente con la implementación técnica del proceso, si no los manejas sistemática y rigurosamente pueden significar el fracaso de tu proyecto.
Todo por Escrito
Suena un poco burocrático, pero es importante, como primer elemento del Arte de No Fallar, que todo la información y datos que capturas para el diseño de tu flujo de trabajo, sea este un nuevo proceso o uno ya existente, quede debidamente documentado.
La memoria es frágil y, además, cada persona interpreta lo que escucha de forma diversa. Y no hay nada que podamos hacer contra eso, es la naturaleza humana. Pero tú necesitas descubrir, documentar y compartir lo que vas a hacer de manera inequívoca.
Así es. Al contar con información por escrito, la podemos compartir con todos los involucrados en el proyecto (stakeholders) para que lo corroboren y aporten antecedentes. Estos antecedentes enriquecerán, mejorarán o corregirán lo capturado, asegurándose de que todo el grupo tiene claro lo que va a pasar.
Para esto necesitarás al menos las siguientes plantillas de documentos de trabajo:
Minuta de Reunión: Para documentar conversaciones y acuerdos de todo tipo. Típicamente, este es el documento por el que parten todos los proyectos.
Diseño de Proceso: Para capturar los datos relevantes de un proceso, tales como área afectada, responsable, fechas, y otros datos. También sirve para documentar las primeras versiones de las métricas o del flujo propiamente tal.
Gestión y Control de Cambios: No importa qué tan bien hagas el trabajo de levantamiento, siempre habrá algunos detalles “no tan detalle” que te obligarán a cambiar lo ya realizado. Es crítico que esto ocurra de manera visible para todos y gestionando todos los aspectos afectados, tales como presupuesto, plazos y otros.
Aparte de que mostrarás mayor profesionalismo utilizando plantillas, porque demuestras que tu y tu equipo están preparados para el trabajo, también servirá como elemento de imagen de marca, sea esta personal o de empresa.
Pro Tip: Consigue un proyector, o comparte la pantalla en una videoconferencia, para que llenes los documentos junto con el Cliente. Esto permite que cualquier error se detenga en el acto y que todo lo documentado sea co-creación.
Es posible que necesites otros documentos, como un “Project Charter” para una iniciativa de mayor alcance, pero lo mencionado es lo básico, necesario para cualquier implementación.
¿No sabes cómo partir con tus plantillas o qué información debes capturar? No hay problema. Revisa nuestra sección de Partners, porque pronto compartiremos plantillas que podrás personalizar con tu marca y estilo.
Ir a la Fuente
Es evidente que las líneas generales de un flujo de trabajo y, más importante aún, los objetivos de éste, estén definidos por la jefatura o gerencia.
Sin embargo, el Arte de No Fallar nos indica que nadie conoce el proceso como quien debe ejecutarlo todo el día, todos los días.
No quieres perderte de esa valiosa fuente de información y, junto con entrevistar al responsable o responsables del proceso, debes asegurarte de escuchar a el equipo de trabajo y capturar lo que más puedas acerca de cómo realizan su trabajo.
Si encuentras discrepancias entre lo informado por la jefatura, y el proceso que describen el equipo, debes averiguar las causas de la diferencia y resolverlas lo más pronto posible.
Si bien necesitas que la interacción sea cordial y amena, también debe tener el nivel de formalidad que te permita obtener información de valor. Para esto, necesitarás el apoyo de la jefatura (ver en la siguiente sección).
Pro Tip: Organiza una reunión introductoria solo para que los equipos (de la organización y de implementación) se conozcan de manera informal y adelantarles las reuniones de trabajo que vendrán.
Hay distintas técnicas para identificar el proceso. Una de las más efectivas y simples es SIPOC, pero también una mera conversación bien enfocada servirá.
Además del beneficio directo de conocer el flujo de trabajo operando en las trincheras, al hacer partícipes al equipo de trabajo logras su compromiso. Como verás más abajo en lo relacionado con Gestión del Cambio, es fundamental aclarar desde un principio que las iniciativas tecnológicas de proceso buscar lograr un trabajo más fluido, agradable y efectivo, por lo tanto se busca beneficiar al personal y no remplazarlo.
Arrímate a un Buen Árbol
Si el equipo de trabajo no está seguro de que la construcción de este flujo de trabajo es una prioridad para la jefatura, no le prestarán atención.
Este apoyo debe manifestarse de manera concreta. Idealmente, a través de una comunicación a todos los involucrados informando el el resultado esperado, las fechas de inicio y termino de los trabajos, y lo que se espera de cada uno de los participantes.
Para un proyecto corto, esto bastará. Pero si se trata de algo más largo, este auspicio debe repetirse en el tiempo. Para lograr esto, se deberá reportar el avance a la jefatura semanal o quincenalmente, y en esa instancia pedir, cuando corresponda, renovar la motivación al grupo.
Para que esto sea más fácil, es importante entregar todo listo a la Gerencia. Por ejemplo, enviando un email con el tenor de la comunicación que se debe enviar. Esas circulares deben acentuar la importancia del proyecto para la jefatura. Debe quedar claro, que los líderes de la organización están observando los avances.
Para todos representa un esfuerzo salir del status quo o de la zona de confort. De nuevo, esto es parte de la naturaleza humana.
Es por este motivo que debes hacerte cargo desde un principio de las dudas, inquietudes e incertidumbre que trae cualquier cambio, por insignificante que pueda parecer, incluyendo la implementación de tu proceso.
Esto se va a dar a todo nivel, pero será especialmente relevante cuando se trata del equipo de trabajo que deberá usar el Proceso día a día.
Otros interesados que podrían verse afectados por el cambio, pueden ser Clientes, proveedores y/o socios de negocio.
Deberás implementar un plan de comunicación para cada uno de estos grupos.
La Gestión del Cambio es una disciplina amplia, pero hay ciertos mínimos que debes manejar. Recuerda que se trata del Arte de No Fallar, por lo que debes ocuparte del factor humano.
El plan puede ser tan simple como enviarles a cada uno, un email explicando lo que ocurrirá y cómo ocurrirá, hasta toda una campaña de promoción y comunicación, con presentes o testimonios.
Pro Tip: Tú, o quien desempeñe el rol de Jefe de Proyecto, debes crear una lista de distribución de correo con todos los interesados en la iniciativa, incluyendo el equipo, la jefatura, la gerencia y el equipo de implementación. Programa un recordatorio semanal o quincenal en tu calendario para informar avances y contingencias.
También es importante que, sin importar el modo y la magnitud del plan de comunicaciones, todos tengan claro los cambios que ocurrirán y que puede haber incomodidades o problemas, pero que estos se atenderán y que los canales están abiertos para atender esas situaciones.
Deberás considerar el tiempo para entrenar o inducir a los usuarios en varios aspectos del proyecto, tales como:
Objetivos específicos de la implementación.
Metodología utilizada.
Métricas y analíticas que se utilizarán.
Métodos de soporte técnico y control de cambios.
Uso de la herramienta, una vez implementado el proceso.
Estos entrenamientos, al igual que la participación en el levantamiento del proceso, tienen el beneficio adicional de lograr compromiso y colaboración en el lanzamiento del flujo de trabajo.
La duración y profundidad de los entrenamientos dependerá de la magnitud del cambio, pero es preferible el exceso a la escasez.
El Arte de No Fallar – Resumen
En resumen, lo que tienes que cubrir:
Debes colaborar con los usuarios y el Cliente para dejar por escrito el alcance y la estructura básica del proceso a implementar.
Debes asegurarte de contar con el apoyo de la Jefatura y/o Gerencia.
Debes poner en práctica una Gestión del Cambio mínima.
Continuará…
En nuestra próxima entrega, te mostraremos las mejores prácticas para “descubrir” un proceso de negocio y conseguir todas las especificaciones para su implementación. Descubrirás que, por supuesto, se debe comenzar por… el final.
Y tú ¿Qué opinas?
Nos interesa conocer tu método ¿Es muy distinto de éste? ¿Te sirve nuestro enfoque? Si tienes una corrección, sugerencia o consulta, no dudes en dejarla en los comentarios. La responderemos a la brevedad.
¿Conoces el Programa de Partners de Blizwork?
El programa de Partners te apoya en el desarrollo y crecimiento de tu negocio o de tu carrera como consultor, desarrollador o implementador de BlizWork. Entregando soluciones de manera más rápida, simple y efectiva, potencias tu emprendimiento y te diferencias en el mercado.
¿Quieres conocer el Programa de Partners? Visítanos aquí.
Cada día son más las empresas que descubren los beneficios de organizarse en torno a procesos de negocio. La pregunta es: ¿Cómo crear un proceso de negocio efectivo?
El enfocarse en los Clientes, coordinar las actividades y los roles formalmente, y el análisis del rendimiento, lleva a organizaciones con:
Mejores resultados.
Mejor experiencia de Clientes externos e internos.
Eliminación de redundancias.
Automatización de tareas repetitivas.
Sobre todo, se logra un equipo de trabajo armónico, comprometido con los objetivos de la organización.
Sin embargo, aún persisten dudas en cómo lograr el cambio de prácticas que logre realizar estos beneficios.
En las empresas medianas y pequeñas, que no cuentan con grandes equipos de gestión ni con los presupuestos de las grandes corporaciones, las dudas son mayores. Esto, a pesar de que los avances metodológicos y tecnológicos permiten a estas empresas aprovechar los beneficios de la orientación a procesos, a bajo costo.
Estamos orgullosos de que BlizWork sea un pionero en esta tendencia.
El meta-proceso para el proceso de negocio efectivo
En esta serie, especialmente pensada para nuestros Partners, revisaremos paso a paso (Proceso) cómo lograr el éxito para nuestros usuarios o Clientes implementando procesos efectivos, que logran valor inmediato y significativo.
Primero, vamos a estudiar cómo elegir un proceso candidato, de valor para el Cliente. Luego vamos a describir cada una de las etapas de análisis, implementación e integración, para finalmente examinar cómo extraer lecciones, tanto para mejorar el proceso implementado como para aprovechar los éxitos conseguidos en la promoción de nuestra práctica o negocio.
Principalmente, revisaremos aspectos conceptuales y metodológicos, pero también veremos cómo llevarlos a la práctica en BlizWork.
Transformación Digital del proceso de negocio
Nuestro acercamiento a la implementación de BlizWork va más allá de la mera automatización de funciones. Nos enfocamos en la transformación digital, es decir, se trata de preparar a la organización para enfrentar exitosamente un mundo en permanente cambio de todo orden, en el que las tecnologías son a la vez la causa del cambio y la herramienta para enfrentarlo. Mencionamos esto porque tiene un impacto significativo en la metodología que presentaremos.
Crear el proceso de negocio desde 0
Aquellos que recién comienzan con Procesos tendrán una guía para afrontar sus nuevos desafíos. Los que ya cuentan con experiencia, de seguro encontrarán algunos elementos para mejorar su asesoría, tanto consultoría como de implementación e integración.
Selección del Proceso de Negocio
La Gestión de Procesos puede ser la piedra angular de la transformación digital al orquestar la actividad de la organización. Sin embargo, esto dependerá dos factores que se deben tener en cuenta desde el principio:
Se debe tener una buena experiencia de su aplicación. Si los resultados son negativos, se perderá la confianza en la metodología y se dificultará la transformación. Es vital que este primer proceso a implementar en la organización resulte exitoso, aunque no necesariamente perfecto.
La transformación digital debe entenderse como un proceso, no como un evento, y por lo tanto hay que aceptar que la organización inicia un camino. No se trata de poner un simple check en una caja. Se debe manejar las expectativas de la organización. Debe quedar claro que no por implementar un proceso, se ha concluido la transformación digital.
Teniendo claro esos principios, debemos avocarnos a, en conjunto con la empresa, buscar el proceso ideal a implementar.
El proceso elegido, debe cumplir con los criterios que enumeramos a continuación.
Relevante
Para no cometer errores y no fallar, podemos vernos tentados a implementar un proceso que sea simple, acotado y claro, pero que en realidad no tenga ninguna importancia para el equipo de trabajo. En este caso, si bien tenemos el éxito asegurado, lo que ocurrirá es que quedará la percepción que esta tecnología es un juguete y solo sirve para cosas menores.
Por lo tanto, es fundamental que el proceso a implementar tenga un impacto en la organización. Es decir, que su automatización traiga beneficios concretos.
Que el proceso o función sea relevante, no significa necesariamente que sea crítico. Que sea relevante significa que está relacionado con el núcleo del negocio, la actividad principal, de la compañía.
Si se trata de un proceso crítico, tendrá que tomarse las medidas de gestión de riesgo necesarias para afrontar las contingencias que surjan.
Vigente
Es frecuente que, ante la posibilidad de automatizar, muchas empresas comiencen a soñar no con mejorar el negocio actual, sino que uno imaginario, uno ideal, que no existe aún, pero que es la visión de los líderes de la organización.
De seguir ese camino, se entra en una espiral de ideas y creatividad muy difícil de controlar.
Para evitarlo, hay que enfocarse en un proceso que hoy esté realizándose en la organización. Recordemos el principio: La transformación digital es un proceso, no un evento. El objetivo es iniciar o continuar ese proceso.
Acotado
Por la misma razón que se debe comenzar por un proceso vigente, es necesario que este sea acotado, es decir, que tenga límites.
Si no está claro dónde comienza y termina el flujo de trabajo, se debe invertir tiempo en identificar, consensuar y documentar esos límites.
Esto, junto con manejar las expectativas, permite hacer una planificación adecuada y definir las fronteras de lo que se va a implementar.
Desde este punto de vista, menos es más: mientras más acotado sea el proceso, sin caer en la irrelevancia, será más fácil de modelar, implementar, integrar y gestionar.
Medible
Es básico que se tenga una medida del problema. Idealmente, esta medida debe ser cuantitativa. Por ejemplo, por la ineficiencia de nuestro proceso de reclutamiento, tenemos una rotación del 35% anual, cuando el promedio de la industria es del 10%.
Si esto no es posible, que es lo más frecuente, debe haber una apreciación cualitativa de la situación actual. Por ejemplo: Tenemos muchos problemas para retener el personal.
Cuando no hay un diagnóstico o medición formal, puede ser muy beneficioso dedicar algo de tiempo a generar esta línea de base, ya que servirá después para determinar si hemos tenido éxito o no en nuestra primera implementación.
Continuará…
En nuestra próxima entrega, te enseñaremos cómo preparar el ambiente para tu implementación. Qué factores organizacionales debes tener en cuenta y cómo partir con el diseño propiamente tal del proceso.
Y tú ¿Qué opinas?
Nos interesa conocer tu método ¿Es muy distinto de éste? ¿Te sirve nuestro enfoque? Si tienes una corrección, sugerencia o consulta, no dudes en dejarla en los comentarios. La responderemos a la brevedad.
El programa de Partners te apoya en el desarrollo y crecimiento de tu negocio o de tu carrera como consultor, desarrollador o implementador de BlizWork. Entregando soluciones de manera más rápida, simple y efectiva, potencias tu emprendimiento y te diferencias en el mercado.
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Las empresas que implementaron la gestión y mejora de procesos, alcanzarán una rápida adaptación a los cambios de mercado. Están mejor preparadas a enfrentar nuevos escenarios.
El escenario que enfrentamos las empresas se caracteriza por ser difícil.
La causa es que tenemos mercados son económicamente cambiantes, híper dinamismo tecnológico, surgimiento de nuevos competidores y cambio en las necesidades de los clientes.
Una de las formas de enfrentar esto es mediante la mejora de procesos y enfoque en las actividades que agregan valor al cliente.
Las evidencias en las investigaciones demuestran que la gestión de procesos permite a las empresas alcanzar una rápida adaptación organizacional a los cambios del mercado.
En el futuro, es probable que la mayoría de las empresas se enfrente a la necesidad de mejorar sus procesos, y así adaptarse con agilidad a los cambios en el mercado. De lo contrario, perderán protagonismo y estarán destinadas a morir.
Este escenario nos enfrenta a las preguntas: ¿Qué barreras enfrentan las empresas en la implementación de mejora de procesos? ¿Qué recursos son útiles? ¿Qué estrategias de implementación existen y cómo evaluar la más adecuada?
Una definición para gestión de procesos.
Existen diversas definiciones de gestión de procesos. En nuestra opinión, la mejor forma de definirla es: el arte y ciencia que permite supervisar cómo se realiza el trabajo en una organización para garantizar resultados consistentes y aprovechar las oportunidades de mejora.
Al interior de las empresas, esta actividad busca administrar las cadenas de actividades, eventos, interacciones y decisiones que, agregan valor a los clientes.
Ventajas, beneficios y contras.
La mejora de procesos entrega beneficios que salen a la luz conforme alcanza mayor madurez. Dentro de los beneficios podemos señalar:
Mayor control sobre los resultados.
Mejor predicción de metas y objetivos.
Más control sobre los costos.
Precisión en estimar costos y retorno esperado.
Desarrollo de la capacidad y competencia para identificar e implementar innovaciones.
Dentro de las desventajas que se generan, promueve un aumento en la complejidad de la gestión en la organización.
Barreras para la gestión de procesos
Las principales barreras a las que se enfrentan las organizaciones:
Temas relacionados con la tecnología
La misma cultura organizacional
Desconocimiento del concepto de procesos
Poca integración entre las metodologías, técnicas y herramientas empleadas en diversas áreas de negocio
Falta de cultura básica de gestión orientada a procesos para toda la organización.
Escaso nivel de liderazgo y participación directa del personal ejecutivo
Ausencia de incentivos y recompensas para incentivar la adopción de nuevos procesos
Falta de recursos o la mala gestión de estos recursos esenciales
Estrategia orientada al éxito
Consigue el apoyo y patrocinio de la alta dirección o gerencia de la empresa.
Designa un líder de proyecto y un equipo responsable de la gestión del cambio cultural.
Mide la brecha cultural, conocimientos y competencia de tu organización entorno a la metodología de procesos.
Divide el proyecto por áreas operacionales de la organización.
Inicia el levantamiento, revisión, mejora y gestión de procesos que participan en la propuesta de valor al cliente.
Para asegurar el éxito de un proyecto de este tipo, puedes usar Blizwork.com. Ya que, logras implementar tus procesos en forma digital, obtener indicadores de gestión, definir métricas de seguimiento y monitorear continuamente el proceso.
De esta manera lograrás medir los resultados que entrega tu proceso, por consiguiente, podrás hacer cambios para mejorar los resultados obtenidos. Conclusión, ya tienes implementado tu programa de mejora de procesos.
La idea en síntesis.
Las evidencias en las investigaciones demuestran que la gestión de procesos permite a las empresas alcanzar una rápida adaptación organizacional a los cambios del mercado.
Los beneficios son múltiples, cubren desde mayor control de los costos hasta identificar oportunidades de innovación. Por el otro lado, las desventaja es que genera, promueve un aumento en la complejidad de la gestión.
Inicia el cambio con BlizWork.com
Cuando implementas BlizWork.com en tu organización, recibes nuestro soporte para ejecutar la gestión del cambio. Como resultado, se facilita la adopción del cambio, aumenta el involucramiento y compromiso de tu equipo. Todo lo anterior, logra traspasar los beneficios a tus clientes.
Todo proyecto de implementación de BlizWork.com involucra el trabajo directo con nuestros “Support Partner” quienes te podrán ayudar a implementar los procesos operativos y de negocio de tu organización en BlizWork.com, te ayudarán a implementar los indicadores de gestión, reportes y adaptación de la plataforma.
Hay todo un equipo preparado para apoyarte y dispuestos a que obtengas el máximo rendimiento en tu organización.
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Las empresas escalables (EMES) logran ser sustentables y sostenibles en el tiempo. ¿Cómo convertir la empresa en escalable? ¿Las PYME pueden ser escalables? Descubre cómo trabajar para lograr ser escalable.
En este video analizamos cómo opera una Empresa Escalable y cómo una PYME puede convertirse en una organización escalable.
La idea en síntesis:
El escalamiento del negocio es un elemento estratégico para la empresa. La sostenibilidad y proyección dependen de que la empresa logre generar una estructura y sistema que le permita crecer en sus diferentes etapas sin perder clientes, disminuir la calidad o cambiar la propuesta de valor.
El camino de la escalabilidad puede ser desarrollado por todo tipo de empresa. La combinación de Procesos, Software y Cultura Organizacional, logran generar la formula para que las empresas logren el objetivo de escalabilidad y crecimiento.
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