Toda empresa que desee ser competitiva en el mercado debe trabajar en la gestión y mejora de procesos. Esta es la única forma para generar un incremento continuo del resultado de sus procesos.
Una organización con una adecuada estructura será ineficiente si no se gestiona apropiadamente.
En este artículo hablaremos de las metodologías más importantes y vigentes en la mejora de procesos.
El concepto
La gestión de procesos es el conjunto de las actividades de planificación, ingeniería, mejora continua y control de procesos de una organización para mantener el rendimiento de la organización.
En su esencia, es un enfoque sistemático para hacer que el flujo de trabajo de una organización sea más efectivo, más eficiente y más capaz de adaptarse a un entorno en constante cambio.
El propósito final de la gestión y mejora de procesos es entregar un mejor servicio o producto al cliente o usuario final, reducir los costos de producción y reducir el consumos de recursos (tiempo, insumos, hora hombre, etc).
Podemos visualizar un proceso de negocio como una cadena de valor en la cual existen un grupo de actividades que son ejecutadas para cumplir un objetivo organizacional con el propósito de satisfacer los requerimientos del cliente. En consecuencia, el objetivo de la gestión de procesos es reducir el error humano y falta de comunicación en la ejecución del proceso y enfocar a la organización a mejorar su entorno operativo utilizando métodos de mejora de procesos.
Metodologías de Gestión de Procesos
Existen diversas metodologías para implementar un sistema de mejora continua de los procesos. A continuación hacemos una revisión amplia de estas:
Método 1: Just do It
Es la metodología más simple al momento de mejorar procesos en una organización.
Se basa en actuar inmediatamente modificando un proceso cuando se identifica un problema en este.
Es un método simple de seguir y ejecutar. No demanda significativos recursos de tiempo, financieros u hora hombre.
El paso a paso para la implementación considera:
- Identificar el problema.
- Estudiar el proceso y descubrir la solución.
- Reunir al equipo involucrado.
- Implementar la solución.
Método 2: Kaizen
Es una palabra de origen japonés que une dos conceptos: cambio (kai) y algo mejor (zen). Es de esta forma como se origina al concepto de mejora continua.
Esta metodología fue diseñada por Masaaki Imai (en 1985) quien es funadador del Kaizen Institute (1985). Este método nace después de la segunda Guerra Mundial en Japón, gracias a los aportes de Edward Deming (consultor de calidad).
El método de trabajo de Kaizén se basa en la ejecución de talleres de calidad en los cuales participan todos los involucrados en un proceso.
Método 3: Six Sigma
Esta herramienta es un método de resolución de problemas y mejora continua de procesos que es ampliamente utilizado para reducir los problemas de calidad de productos en procesos de fabricación industrial, también puede ser aplicado a procesos de servicio o comerciales.
El objetivo de la implementación de 6 Sigma es producir mejoras estadísticamente significativas en un proceso. Una vez implementado una mejora de este tipo, los procesos entregan un resultado libre de defectos, generando un beneficio financiero a la empresa y satisfacción del mercado.
Método 4: Rummler-Brache
Esta metodología fue desarrollada por los ingeniero Geary Rummler y Alan Brache (en 1995) bajo la filosofía de organizar una empresa entorno a los procesos y foco en el cliente final.
El proceso de trabajo se genera mediante:
- Abordar el desempeño del procesos de manera integral.
- Identificar las desconexiones dentro de un proceso, estas pueden darse a nivel de personas, procesos o tecnología.
- Identificad las sus causas fundamentales para iniciar mejoras.
- Asegurar que se entienda la experiencia del proveedor, cliente, empleado.
- Identificar nuevas necesidades del proceso.
- Mejorar la satisfacción del cliente y garantizar que existan resultados medibles para clientes y partes interesadas.
- Identificar y mejorar la forma en que la fuerza laboral interactúa y contribuye a los procesos y garantizar que el componente humano esté a la vanguardia de cualquier cambio propuesto.
Conclusiones
Los niveles de competencia empujan a las empresas a ser mas eficientes, reducir costos, generar economías de escala, minimizas defectos y mantener la satisfacción de sus clientes. Es aquí donde la mejora de procesos entrega las herramientas para alcanzar estos objetivos.
Todo tipo de empresa está en condiciones de implementar un método de gestión y mejora de procesos. Existen metodologías simples y de bajo impacto para su implementación, y otras mucho más avanzadas. Lo relevante es que la empresa implemente la metodología adecuada para su estructura y objetivos.
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